Organizzare le persone disorganizzate

Organizzare le persone disorganizzate

Lavorare con persone disorganizzate può essere un’esperienza stressante, soprattutto quando inizia a incidere sulla tua produttività. Ma cosa puoi fare al riguardo? È tua responsabilità aiutarli a organizzarsi? Se sì, come si fa con tatto, a organizzare le persone disorganizzate?

In questo articolo, vedremo come aiutare le altre persone a organizzarsi. Che siano colleghi, membri del team o persino il tuo manager, esploreremo le strategie per aiutarti ad aiutarli. Cercheremo di comprendere che cosa interferisce, che cosa si può migliorare, per motivare la tua squadra al cambiamento efficace e in modo efficiente.

 

Motivare la tua squadra al cambiamento

 

Immagina questo scenario: dopo una settimana di duro lavoro, invii un rapporto importante al tuo collega. Il suo compito è modificare la formulazione e prendere alcune decisioni chiave per finalizzare parte del contenuto. Mancano ancora tre settimane alla scadenza, ma speri che lui finisca prima, perché dovrai proseguire col tuo lavoro e aggiungere la parte finale, dopo che lui avrà svolto il compito affidato. Il tuo collega, tuttavia, ritarda nell’apportare le modifiche.

Dopo numerosi solleciti da parte tua, lo rispedisce soltanto il giorno prima della scadenza. Ciò significa che devi affrettarti a completare le modifiche finali in tempo. Il suo ritardo ti ha causato un serio stress e non è la prima volta che succede. Cosa si può fare per evitare tutto questo stress, i ritardi, la frustrazione?

 

Trovare la causa

 

Prima di iniziare a cercare soluzioni, prenditi del tempo per scoprire perché sono disorganizzate. Poniti le seguenti domande:

 

• • Capiscono perché è importante essere organizzati?
  • Ritengono che l’organizzazione non sia importante? In tal caso, potrebbero essere abitualmente disorganizzati. Forse non vedono la loro disorganizzazione come un problema per se stessi, quindi credono che non sia un problema per nessun altro. Avrai bisogno di renderli consapevoli di come la loro disorganizzazione ha un impatto su di te.
  • Stanno attraversando una disorganizzazione dovuta a una specifica situazione? Ciò si verifica quando una persona vive una situazione o un evento traumatico o irripetibile. Ad esempio, un nuovo lavoro o una promozione, il divorzio, la morte di un familiare o un progetto che richiede tempo possono causare un’improvvisa disorganizzazione.
  • Oppure, “prosperano” grazie alla loro disorganizzazione? Alcune persone creano inconsciamente caos ed “emergenze artificiali” per mantenersi interessati a ciò che stanno facendo. Sentono che funzionano meglio con scadenze ravvicinate e potrebbero persino ricevere una “scossa di adrenalina” da questo.
  • Hanno una condizione medica che può causare disorganizzazione da moderata a grave? Una causa potrebbe essere la depressione, il disturbo bipolare, il disturbo da deficit di attenzione (ADD) o anche una malattia a lungo termine. Se sospetti che qualcuno abbia una condizione medica che non viene curata, parla con la persona per consigliarle di cercare aiuto medico.

Una volta identificato il motivo per cui ritieni che l’individuo sia disorganizzato, prova alcune delle strategie seguenti per aiutarti.

 

Mancanza di conoscenza

 

Se le persone non sanno come essere organizzate (o perché dovrebbero preoccuparsi di essere più organizzate), questa potrebbe essere una soluzione abbastanza semplice.

 

• • Esprimi le tue preoccupazioni: inizia facendo loro sapere che sei preoccupato per la loro disorganizzazione. Vuoi vederli avere successo, ma credi che la loro disorganizzazione li penalizzerà.
  • Concentrati sui vantaggi dell’organizzazione: i tuoi colleghi potrebbero non voler investire il tempo per fare gli sforzi per cambiare, quindi assicurati di sottolineare i vantaggi dell’organizzazione. Fai sapere loro che probabilmente avranno meno stress, più tempo e una maggiore produttività se spendono il tempo ora per organizzarsi. Inoltre, essere organizzati può aprire le porte ad alcune grandi opportunità in futuro.

 

Mancanza di motivazione

 

Se sospetti che una persona sia semplicemente non motivata per organizzarsi, devi far capire quanto lo stile di lavoro caotico influisca su di te e sugli altri.

 

• • Metti in chiaro che la disorganizzazione ti sta causando stress: Menziona esempi specifici di situazioni passate in cui la loro disorganizzazione ha avuto un impatto negativo su di te. Sapere come le loro azioni influiscono su di te può motivarli a cambiare.
  • Spiega i vantaggi dell’organizzazione in relazione ad essi: Ad esempio, se il tuo collega presenta sempre i suoi progetti in ritardo, fagli sapere che questo si riflette negativamente su di lui professionalmente. Se mai desidera una promozione o maggiori responsabilità, deve organizzarsi.
  • Scopri perché non sono motivati: ad esempio, forse hai bisogno di un rapporto statistico dalla tua collega il 15 di ogni mese e lei non invia mai il rapporto in tempo. Una volta che inizi a chiederglielo, ti dice che odia fare il rapporto perché non si sente sicura delle statistiche, quindi ritarda regolarmente il lavoro. Un po’ di formazione extra potrebbe essere tutto ciò che serve per darle le conoscenze di cui ha bisogno, per sentirsi a proprio agio nello svolgere questo compito in tempo.
  • Disciplina, se necessario: Se gestisci persone la cui disorganizzazione influisce sulle loro prestazioni – e il coaching o la formazione non portano a miglioramenti – potrebbe essere necessario intraprendere una azione disciplinare. Approfondisci come il Coaching può essere utile, leggendo Migliora le tue Performance e anche l’articolo Quanto sei sicuro di te? Migliorare la fiducia in se stessi

 

Organizzare il tuo manager

 

Quando è il tuo manager a essere disorganizzato, la situazione può essere difficile.

Si può essere tentati di svolgere solo compiti chiave per loro per risparmiare lo stress causato dalla loro disorganizzazione. Se sei il loro assistente personale, o se sei stato assunto appositamente per le tue capacità organizzative, questo potrebbe andare bene.

Tuttavia, se questo non è il tuo lavoro, svolgere del lavoro extra per il tuo manager disorganizzato, non fa che aumentare il tuo attuale carico di lavoro e livello di stress. Può anche motivarlo a continuare con le sue abitudini disorganizzate.

 

Che cosa si può fare?

Inizia portando il problema all’attenzione del tuo manager. Forse non si sta rendendo davvero conto che le sue cattive abitudini hanno un effetto negativo su di te e sul resto della squadra.

Puoi anche aiutare il tuo manager a organizzarsi mettendo in atto alcuni di questi sistemi che facilitano la comunicazione e il lavoro:

 

• • Usa file con codice colore: aiutano a organizzare il lavoro che viene trasferito tra le persone. Ad esempio, inserisci gli elementi urgenti nelle cartelle rosse, gli elementi che necessitano di firme nelle cartelle verdi, gli elementi che devono essere esaminati nelle cartelle blu e così via. Se tutto va nello stesso tipo di cartella, le cose importanti e le cose non importanti vengono mescolate insieme. Ma un sistema con codice colore aiuta il tuo manager a ricordare quale azione deve intraprendere su ogni compito.
  • Usa righe dell’oggetto descrittive nelle e-mail: quando invii e-mail al tuo manager, assicurati che la riga dell’oggetto comunichi informazioni essenziali che possono essere facilmente identificate in seguito. Ricorda, la riga dell’oggetto è proprio come un titolo! Deve comunicare informazioni cruciali e attirare l’attenzione. Prendi in considerazione la possibilità di chiedere se sarebbe utile inserire le date “per favore entro” nelle righe dell’oggetto: il tuo manager potrebbe trovarlo utile!

• • Limitare le scelte: Molte persone disorganizzate hanno difficoltà a prendere decisioni. Se questo è il caso del tuo manager, limita le sue scelte in modo che le decisioni siano più facili. Ad esempio, se hanno intenzione di recarsi a una conferenza, non elencare sei potenziali hotel. Invece, elenca tre hotel che ritieni siano i migliori. Limitare le scelte aiuta le persone a sentirsi meno sopraffatte e in grado di affrontare meglio le decisioni. Puoi anche suggerire al tuo manager di richiedere un aiuto specifico, dato dal Coaching. Puoi trovare informazioni leggendo l’articolo  Coaching informale per manager

 

Altri suggerimenti per l’organizzazione

 

A volte, alcuni piccoli cambiamenti nel tuo stile di lavoro fanno una grande differenza quando lavori con un collega o un manager disorganizzato. Prova questi suggerimenti:

 

• • Informazioni collegate insieme: se invii una serie di e-mail separate, sullo stesso argomento e nell’arco di più giorni, queste possono facilmente perdersi o separarsi l’una dall’altra. Ma se combini le informazioni essenziali in un unico documento (elettronico o cartaceo), è più facile seguire il filo logico e non perdere collegamenti importanti.
  • Pianifica consapevolmente: considera i livelli di disorganizzazione delle persone quando pianifichi le cose. Ciò significa che se hai bisogno di qualcosa da loro, chiedilo non appena sai di averne bisogno. Concediti un sacco di tempo ogni volta che dipendi da loro per qualsiasi cosa e stabilisci scadenze anticipate per la consegna del lavoro, per gestire i tuoi tempi nonostante la loro disorganizzazione.
  • Coinvolgi un esperto di organizzazione: un professionista può far capire ai membri del tuo team perché hanno bisogno di organizzarsi e fornire loro strategie per agire.
  • Impostare gli obiettivi dell’organizzazione: se gestisci persone disorganizzate, potrebbe essere utile impostare gli obiettivi dell’organizzazione come obiettivi di prestazione. Fai sapere loro che misurerai i loro sforzi alla prossima valutazione delle prestazioni.
  • Elogia gli sforzi: ogni volta che vedi i tuoi colleghi fare progressi, assicurati di lodare i loro sforzi, non importa quanto piccoli. Se gli fai sapere come ti stanno aiutando i loro sforzi per organizzarsi, potresti mantenerli motivati ​​​​a continuare.

 

Punti chiave:

Lavorare con colleghi, membri del team o manager disorganizzati, può essere davvero stressante, soprattutto quando le loro cattive abitudini influenzano il tuo programma. Scopri perché le persone sono disorganizzate, in modo da poter decidere come affrontare la situazione.

Se il problema è la mancanza di competenze organizzative, allora istruiscili sui vantaggi di organizzarsi meglio. Se il problema è la motivazione, spiega loro come la loro disorganizzazione colpisce te e tutto il team. Puoi anche aiutarli con strategie preorganizzate, come le cartelle colorate, o suggerendo di raggruppare tutte le informazioni in un unico documento o unica mail, oppure concedendo tempo extra, e coinvolgendo un esperto di organizzazione per istruire il gruppo di lavoro. Esistono anche libri e guide sull’argomento, che puoi invitare a leggere per organizzarsi sul lavoro; potrebbe essere tutto ciò di cui hanno bisogno per apportare alcuni cambiamenti positivi nelle loro vite.

 

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